Verarbeitung von Mitgliederdaten

Stand: 07.07.2018

(1) Zum Zweck der Durchführung der Mitgliedschaft werden von uns die im Mitgliedschafts-Antragsformular erhobenen Stammdaten gespeichert bzw. verarbeitet. Im Einzelnen ist zu unterschieden zwischen den zwingend erforderlichen Angaben und zwischen zusätzlichen, freiwilligen Angaben.

(2) Zwingend für die Durchführung der Mitgliedschaft erforderliche Angaben sind:

  • Vor- und Nachname, Adresse (Straße, Postleitzahl, Ort)
  • Geburtsdatum (bei natürlichen Personen)
  • gewünschte BLF-Bezirksgruppe
  • Angabe, ob Sie Auszubildender/Schüler/Student sind (ja/nein), wegen Inanspruchnahme des reduzierten Mitgliedsbeitrags
  • Angabe, ob Sie Berufsgenealoge/Berufsheraldiker sind (ja/nein)
  • Angabe, ob Sie mit der Weitergabe Ihres Namens und Ihrer Anschrift an andere Forscher zum Zweck des Forschungsaustauschs einverstanden sind (ja/nein)
  • Wenn Sie uns eine Ermächtigung zum Einzug Ihres Mitgliedsbeitrags erteilen (und damit den für diesen Fall vorgesehenen, reduzierten Mitgliedsbeitrag in Anspruch nehmen möchten), benötigen wir hierfür Ihre Bankverbindung.

Nach Eingang Ihres Mitgliedsantrags vergeben wir eine Mitgliedsnummer und teilen Ihnen diese mit.

(3) Zusätzliche, freiwillige Angaben sind: Titel, Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie Angaben zu Forschungsschwerpunkten (Namen, Orte, Sachthemen). Die Angabe von Telefonnummer und E-Mail-Adresse ist erwünscht, damit wir bei evtl. Fragen schnell und einfach mit Ihnen in Kontakt treten können.

(4) Mit Ihrem Mitgliedsantrag erklären Sie sich mit der Speicherung der vorgenannten Stammdaten einverstanden. Wir bitten alle Mitglieder, uns Änderungen Ihrer Daten (z.B. Anschrift, Telefon, E-Mail) stets zeitnah mitzuteilen, damit unsere Mitteilungen Sie weiterhin erreichen und wir bei evtl. auftretenden Fragen mit Ihnen in Kontakt treten können.

(5) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der erforderlichen Daten ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags). Die Vereinsmitgliedschaft ist als Vertragsverhältnis anzusehen, dessen Inhalt im Wesentlichen durch die Vereinssatzung und sie ergänzende Regelungen (z.B. Geschäftsordnung für die Bezirksgruppen des BLF) vorgegeben wird. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der zusätzlichen, freiwilligen Angaben ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO (Einwilligung des Betroffenen).

(6) Zugriff auf die Daten haben Funktionsträger des BLF in demjenigen Umfang, der jeweils zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist.

(7) Es finden folgende Datenübermittlungen statt:

  • Der Zugriff auf das Mitgliederverwaltungsprogramm erfolgt an drei räumlich getrennten Arbeitsplätzen (Geschäftsstelle, Mitgliederverwalterin, Schatzmeister). Die Übermittlung bzw. Synchronisation des Datenbestandes zwischen den Arbeitsplätzen erfolgt über die "Teamwork-Funktion" des Programmanbieters. Dabei werden die Daten an den Server des Programmanbieters übertragen. Dies erfolgt im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung.
  • Zum Zwecke des Einzugs der Beiträge mittels Lastschrift werden die hierfür erforderlichen Daten an unsere Bank übermittelt.
  • Für den Versand von Vereinsmitteilungen (z.B. Infoblatt, Gelbe Blätter) wird ein Versanddienstleister genutzt, dem die erforderlichen Adressdaten zur Verfügung gestellt werden.
  • Macht ein Mitglied geltend, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte nach § 7 Ziffer 6 der Satzung bzw. nach Artikel V der Geschäftsordnung für die Bezirksgruppen benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, die Adressen nicht zu anderen Zwecken zu verwenden.

(8) Speicherdauer: Die Daten werden für die Zeit der Mitgliedschaft und nach deren Beendigung entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren gespeichert. Dabei werden die Mitgliedsdaten nach Ablauf des Jahres, in dem die Mitgliedschaft beendet wurde, im Mitgliederverwaltungsprogramm aus dem aktiven Bestand entfernt und in den Archiv-Bestand überführt.